SAAREMAA ÜHISGÜMNAASIUMI ASJAAJAMISE JUHEND

KINNITATUD
Saaremaa Ühisgümnaasiumi
“ 26.05.2003”
direktori käskkirjaga nr 120-P



I ÜLDEESKIRJAD

1. Asjaajamise kord määrab kindlaks Saaremaa Ühisgümnaasiumi (edaspidi KOOL) asjaajamise korraldamise ja on kohustuslik kõigile dokumentidega tegelevatele kooli töötajatele.

2. Korra koostamise aluseks on:
- Kooli põhimäärus;
- Arhiivieeskiri;
- Arhiiviseadus;
- Vabariigi Valitsuse 26.02.2001.a. määrus nr 80 "Asjaajamiskorra ühtsed alused".

3. Kooli asjaajamisperioodiks on õppeaasta (01. september - 31. august).

4. Kooli asjaajamise kord määrab kindlaks:
- kooli asjaajamisperioodi;
- asjaajamise korraldamise ja vastutuse piirid;
- dokumentide vastuvõtmise, registreerimise, juhtkonnale edastamise, töötajatele edasitoimetamise, väljastamise;
- dokumentide vormistamise arvutil, paljundamise;
- dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise korra;
- kooli dokumentide korrastamise, säilitamise, üleandmise arhiivi;
- kooli plankide ja pitsatite väljatöötamise, tellimise, hoidmise ja kasutamise kontrollimise;
- direktori, struktuuriüksuste juhtide vahetumisel asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise aktide koostamise;
- dokumentide loetelu koostamise;
- asjaajamise üleandmise nõuded.

5. Dokumentide vormistamise, paljundamise ja jaotamisega (struktuuriüksuste siseselt) tegelevad ka vastavate üksuste töötajad.

6. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

7. Kooli asjaajamise kord on kohustuslik kõigile kooli töötajatele.

8. Uue töötaja töölevõtmisel tutvustab asjaajamiskorda allkirja vastu kantselei juhataja.


9. Töötaja töölt vabastamisel või teisele tööle üleviimisel annab lahkuv töötaja asjaajamise toimikud akti alusel üle tema ametikohale määratud (või teda asendavale) töötajale, selle puudumisel kantselei juhatajale.


II ASJAAJAMISE KORRALDAMINE JA VASTUTUS

1. Kooli asjaajamise eest vastutab direktor.

2. Arhiivi asjaajamist korraldab ja koordineerib kantselei juhataja.


III DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE

1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele.

2. Kuni uute standardite vastuvõtmiseni juhindutakse dokumentide vormistamise ja rekvisiitide paigutuse osas Vabariigi Valitsuse 2. juuli 1996 määrusega nr 183 kinnitatud "Valitsusasutuste asjaajamiskorra alustega" sätestatud näidisvormingutest.

3. Dokumendi vormistamisel kasutatakse arvuti tekstiredaktori Word püstkirja Times New Roman tähesuurusega 12 ja plokkstiili (justify).

4. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike.

5. Dokumendi vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:
- dokumendi liigist;
- sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;
- võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida.

6. Dokumendid vormistatakse kirja- või üldplankidele.

DOKUMENDIPLANGID

1. Koolil on kasutusel järgmised A4 (210x297mm) formaadis dokumendiplangid:
1.1. Kooli kirjaplank (lisa 1)
- ametikirjade vormistamiseks.
1.2. Kooli üldplank (lisa 2)
- direktori käskkirjade, protokollide, aktide, õiendite, töölepingute jm. vormistamiseks.

2. Kooli kirjaplangile on trükitud järgmised rekvisiidid:
- kooli logo;
- kooli nimi;
- kontaktandmed;
- registrikood;
- pangakonto number.

3. Kooli üldplangile on trükitud järgmised rekvisiidid:
- kooli logo;
- kooli nimi.

4. Suhtlemisel kasutatakse arvutil valmistatud dokumendiplanke.

5. Dokumendiplanke hoitakse kantselei juhataja juures, kõrvalistele isikutele kättesaamatus kohas. Rikutud dokumendiplangid hävitatakse purustamise teel. Plankide hoidmist ja kasutamist kontrollib kantselei juhataja.

6. Kooli üld- ja kirjaplangid on eestikeelsed. Vajadusel trükitakse plangile tekst ka tõlkega inglise keelde.

DOKUMENDI REKVISIIDID

1. Dokumente vormistades kasutatakse järgmisi rekvisiite:
- kooli logo;
- dokumendi väljaandja - kooli nimetus;
- kooli registrinumber;
- dokumendiliigi nimetus;
- kuupäev;
- dokumendiregistri indeks (number);
- viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendi registri indeks;
- väljaandmise koht;
- dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge;
- adressaat;
- kinnitusmärge;
- pealkiri;
- pöördumine;
- tekst;
- tervitusvormel;
- allkiri;
- märkus lisade kohta;
- lisaadressaadid;
- kooskõlastusmärge;
- viisa;
- pitser;
- ärakirja, koopia või väljavõtte tõestusmärge;
- koostaja nimi ja telefoninumber.

2. Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide komplekt, mis koosneb dokumendi kohustuslikest rekvisiitidest ning iga dokumendiliigi lisarekvisiitidest.

3. Kõigi paberkandjale vormistatavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on:
- dokumendi väljaandja - Saaremaa Ühisgümnaasium;
- dokumendiliigi nimetus, välja arvatud ametikirjal;
- kuupäev;
- dokumendiregistri indeks (registreeritavatel dokumentidel);
- tekst;
- allkiri või allkirjad.

KUUPÄEV

1. Dokumendi kuupäevaks on:
- väljasaadetava kirja allakirjutamise kuupäev;
- saabunud kirja, avalduse, toetuse, teabenõude või märgukirja saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kupäev;
- protokolli puhul koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
- õigusakti või akti allakirjutamise kuupäev;
- lepingu allakirjutamise kuupäev.

2. Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas" (kujul pp.kk.aaaa.).

3. Õigusaktides ja välisriikidega peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi, kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes.

4. Tekstis kuupäeva märkides võib aastaarvule lisada sõna "aasta" vajalikus käändes või
lühendi "a".

5. Kellaaeg lisatakse dokumendile vaid siis, kui see on ette nähtud või dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks.

6. Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.

DOKUMENDIREGISTRI INDEKS

1. Dokumendiregistri indeks sisaldab funktsiooni, sarja ning toimiku ja dokumendi järjekorranumbrit. Dokumentide järjekorranumbrid algavad iga õppeaasta alguses number ühest. Tähistena kasutatakse araabia numbreid, mida eraldab üksteisest sidekriips või kaldkriips.

Näide: 3. 1-11/16
3. - funktsiooni tähis
1 - allfunktsiooni tähis
11 - sarja tähis
16 - dokumendi järjekorranumber

2. Õigusaktid registreeritakse üksnes järjekorranumbri all.

3. Tsiviilõiguslikud lepingud ja halduslepingud registreeritakse eraldi järjekorranumbri all, millele võib soovi korral lisada tähelise või numbrilise tähise arvestuse pidamiseks eri lepinguliikide üle.

4. Kindla tegevusperioodiga või ülesannetega moodustatud komisjonide või muude ajutiste töögruppide dokumendid nummerdatakse läbivalt kogu perioodi jooksul.

VIIDE

1. Vastuskirjadel tuleb adressaadi esimese rea kõrgusel paremas veerus viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile.
2. Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade Teie ja Meie abil.

Näide: Teie 30.01.2003 nr 2-1/ 113
Meie 01.02.2003 nr 8. 2-16/ 187

VÄLJAANDMISE KOHT

1. Üldplangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht nimetavas käändes vasakusse veerisesse plangi ülaserva.


DOKUMENDI LÄBIVAATAMISE JA KASUTAMISE KORDA REGULEERIV MÄRGE

1. Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire või selle kasutamine on piiratud, siis tehakse vastav märge (KIIRE, SALAJANE jne) suurtähtedega nii dokumendi esimese lehekülje paremasse ülanurka kui ka ümbrikule.

ADRESSAAT

1. Adressaadi märkimisel eelistatakse personaalset adresseerimist. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras:
- tiitel;
- isik;
- asutus;
- asutuse struktuuriüksus (vajadusel);
- tänav;
- maja ja korteri number;
- asula või sidejaoskond;
- sihtnumber;
- linn või maakond;
- riik (kui kiri saadetakse teise riiki).

2. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega.

3. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale aadressis.

Näide: Hr Urmas Tokman Kuressaare Linnavalitsus
Jõhvi Üksik-Päästekompanii Haridusnõunik
Lai 7 Tallinna 10
30101 KOHTLA-JÄRVE 93813 KURESSAARE

4. Kirja adresseerimisel välismaale järgitakse "Ülemaailmse postikonventsiooni täitev-reglementi". Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Sihtkoht ja riik kirjutatakse suurtähtedega, viimasele kohale aadressis. Aadressi koostisosade järjestuses ja kirjaviisis järgitakse võimalikult täpselt vastava maa reegleid ja tavasid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik või numbrid, siis soovitavalt kirjutatakse aadress nende tähtede või numbritega, välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi kirjutatakse tuntud rahvusvahelises keeles.

Näide: Mr Harry Kingissepp
17 Brightbay Cres
Thornhill, ON L3T 1C2
CANADA

5. Kui soovitakse, et kiri antakse avamatult adressaadile, siis tuleb see adresseerida järgmiselt:

Näide: ISIKLIK
Pr Õilme Salumäe
Kuressaare Linnavalitsus
Tallinna 10
93813 KURESSAARE

6. Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib aadressid üldistada. Üldistamine on lubatud juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, ametnike või töötajate grupile.

Näide: Õpetajad

7. Selline kiri vormistatakse plangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist paljundatakse koopiamasinal vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, kooli jääb originaal.

8. Paljude eri adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel juhul tehakse kirja asutusse jääva ärakirja adressaadiväljale märkus "Vastavalt nimekirjale".

KINNITUSMÄRGE

1. Kinnitusmärkes peab sisalduma sõna KINNITATUD või KINNITAN
- dokumendi väljaandja;
- andmise kuupäev,
- õigus- või haldusakti number.

2. Õigusaktiga või haldusaktiga kinnitatav dokument (näiteks põhimäärus, sisekorraeeskiri, ametijuhend jm) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

Näide: KINNITATUD
Saaremaa Ühisgümnaasiumi
21. veebruari 2003. a.
direktori käskkirjaga nr 56

3. Kui õigusaktiga või haldusaktiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi kohaselt:

Näide: KINNITATUD
Saaremaa Ühisgümnaasiumi
21. veebruari 2003. a.
direktori käskkirjaga nr 56
Lisa 5

4. Dokument, mida ei kinnitata õigusaktiga (näiteks asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisakt, jm) vormistatakse üldplangile ja tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

Näide: KINNITAN


(allkiri)

Viljar Aro
Direktor
21.02.2003

PEALKIRI

1. Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad. Pealkiri:
- trükitakse plangi ülaservast 9,7 cm kaugusel;
- vormistatakse nimetavas käändes ja punktita lõpus;
- peab võimalikult lühidalt avama dokumendi sisu ja koostamise eesmärgi;
- peaks olema kõigil dokumentidel, v.a. õnnitlus- ja tänukirjadel ning kaastunde-avaldustel.

Näide: Personali täiendkoolitus

TAOTLUS

PÖÖRDUMINE

1. Adressaadi poole pöördumisel on soovitav kasutada ametinimetust. Akadeemiliste kraadide, tiitlite ja auastmete olemasolul tuleb neid kasutada. Pöördumine vormistatakse 2 rida pealkirjast allpool. Pöördumise vormistamisel ei kasutata:
- lühendeid;
- adressaadi eesnime;
- kirjavahemärke pöördumise lõpus.

Näide: Austatud professor
Lugupeetud proua Tamm
Lugupeetud härra minister

TEKST

1. Dokumendi tekst trükitakse 2 rida allpool pöördumist. Dokumendi tekst peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt mõistetav. Kirja tekst esitatakse reeglina ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus. Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele dokumentidele pannakse alapealkirjad.

2. Dokumendi tekst liigendatakse vajadusel peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja alapunktideks. Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures viimase numbri järel punkti ei panda. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.

Näide: 1. Peatükk (osa)
1.1. Jagu (alaosa)
1.2. .....................
1.2.1 Punkt
1.2.2. .....................
1.2.2.1 Alapunkt


TERVITUSVORMEL

1. Tervitusvormel on viisakas soov adressaadile pärast teksti (trükitakse 2 rida allpool teksti lõppu). Olenevalt kirja tekstist võib nimetatud rekvisiit ka puududa. Kui kasutatakse, siis lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärki ei panda.

Näide: Lugupidamisega
Austusega
Edu soovides

ALLKIRI

1. Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja ametinimetusest. Allkiri, selle dešifreering ja ametinimetus peavad kuuluma ühele isikule. Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 4 rida pärast tervitusvormelit. Kui dokumendile kirjutab alla mitu eri staatusega ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti "Allkiri" ühe rea võrra allapoole.

Näidis: (allkiri)
Viljar Aro (allkiri)
Direktor Taimi Sepp
Pearaamatupidaja

2. Istungi või koosoleku protokollis koosneb rekvisiit "Allkiri" dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast, selle dešifreeringust ja vastavalt sõnadest "Juhataja" või "Protokollija".

Näide: (allkiri)
Anton Teras (allkiri)
Juhataja Stella Hommik
Protokollija

3. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud, paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele. Paberdokumentidele on soovitav alla kirjutada sinist värvi tindi- või pastapliiatsiga.

4. Kui dokumendi projektis ettenähtud allakirjutaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud isik, tuleb allkirja dešifreering ja ametinimetus ümber vormistada. Sõna "eest" ja kaldkriipsu kasutamine pole lubatud.

MÄRKUS LISADE KOHTA

1. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale (2 rida allkirjast allpool) vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.

2. Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv.

Näide: Lisa: 8 lehel 2 eks

3. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade real märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.

Näide: Lisa: Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamise kord 17 lehel 1 eks

4. Kui kirjale lisataval dokumendil on lisa, vormistatakse märge selle lisa olemasolu kohta järgmiselt:

Näide: Lisa: Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamise kord 17 lehel 1 eks ja lisad selle juurde 2 lehel 1 eks.

5. Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis. Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid).

6. Kui lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada (Lisa 1, Lisa 2 jne). Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.

Näide: Lisa 2
Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamise korra juurde.

LISAADRESSAADID (jaotuskava)

1. Püsikorrespontentide hulka mittekuuluvate adressaatide puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale (2 rida allkirjast allpool) märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita.

2. Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.

Näide: Adressaadiväljal Lisaadressaatide real
Kuressaare Linnavalitsus Sama: Tallinna Linnavalitsus
Tallinna 10 Tartu Linnavalitsus
93813 KURESSAARE

3. Käskkirja, protokolli jt. sisedokumentide puhul vormistatakse samale lisaadressaatide reale, dokumendi jaotuskava - märgitakse, kes saavad dokumendist koopia või väljavõtte.

Näide: Koopiad: dokumendibüroo ametnikud

4. Jaotuskava võib vormistada ka eraldi lehele. Sellisel juhul tehakse lisaadressaatide väljale vastav märkus.

Näide: Koopiad: Vastavalt jaotuskavale.

KOOSKÕLASTUSMÄRGE

1. Kooskõlastusmärge vormistatakse analoogiliselt rekvisiidiga "Kinnitusmärge" siis, kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, kasutades sõnu KOOSKÕLASTAN või KOOSKÕLASTATUD. Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.

2. Kui kooskõlastajaks on ametiisik ainuisikuliselt, vormistatakse see järgmiselt:

Näide: KOOSKÕLASTAN


(allkiri)

Stella Hommik
Kantselei juhataja
21.02.2003

3. Kui dokument kooskõlastatakse kollegiaalse arutelu tulemusena, vormistatakse see järgmiselt:

Näide: KOOSKÕLASTATUD
Saaremaa Tööinspektsiooniga
02. septembri 2002. a.
otsusega nr 8-10-21/48

4. Koolisiseseks dokumendi kooskõlastamise vormiks on selle viseerimine.

VIISA

1. Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest.

Näide:
(allkiri)

Linda Liivamägi (kui allkiri ei ole loetav)
Õppealajuhataja (vajadusel)
21.02.2002

2. Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa jääb vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele.

3. Kui viseerijal tekib eriarvamusi, vormistatakse see eraldi lehel (A4), kusjuures tuuakse välja see, millega viseerija pole nõus, miks pole nõus ning konkreetne ettepanek muudatuse suhtes. Eriarvamus lisatakse dokumendiprojektile ja seda säilitatakse koos dokumendiga.

4. Koolisisesed dokumendid viseeritakse ja kooskõlastatakse esimesel eksemplaril ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril.

PITSER

1. Pitser on pitsati jäljend, mida kasutatakse ainult paberkandjal dokumentidel dokumendi autentsuse tõestamiseks. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti.

2. Koolil on Kuressaare linna vapi vähendatud kujutisega sinisevärviline pitsat, mille jäljend on sõõrikujuline ning läbimõõt 35 millimeetrit. Pitsateid hoitakse šeifis või tulekindlas kapis. Pitsati kasutamise ja hoidmise eest vastutab kantselei juhataja või tema poolt selleks määratud ametnik. Kooli ümberkorraldamisel antakse pitsatid üle nende õigusjärglastele. Kooli nime muutmisel pitsatid hävitatakse. Rikutud, mittevajalike või kehtetute pitsatite hävitamiseks moodustab kantselei juhataja komisjoni, määrates pitsatite hävitamise viisi. Pitsatite hävitamise kohta koostatakse akt.

ÄRAKIRJA, KOOPIA VÕI VÄLJAVÕTTE TÕESTUSMÄRGE

1. Ärakirja, koopia ja väljavõtte esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse suurtähtedega sõna "ÄRAKIRI", "KOOPIA" või "VÄLJAVÕTE" ning viimasele lehele tehakse tõestusmärge (vasakul lehepoolel allkirja rekvisiidist allpool).

2. Dokumendi koopia, ärakiri, väljavõte, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitseriga. Pitser asetatakse nii, et see riivaks sõna ÕIGE viimaseid tähti.

Näide: ÄRAKIRI ÕIGE KOOPIA ÕIGE VÄLJAVÕTE ÕIGE

(allkiri ja pitser) (allkiri ja pitser) (allkiri ja pitser)

Angela Ling Angela Ling Angela Ling
Sekretär Sekretär Sekretär
21.02.2003 21.02.2003 21.02.2003

3. Ärakiri on originaali sisuline kordus, dokumendi rekvisiitide ja sisu täpne taasesitus. Vormilt ei tarvitse ärakiri originaaliga kokku langeda, s.t kirja ärakiri võidakse vormistada ka valgele paberile, mitte plangile, seega võivad ärakirjal puududa plangi rekvisiidid. Kooli kantseleisse jääv ametikirja ärakiri vormistatakse üldjuhul kirjaplangile ja kirjutatakse alla üheaegselt originaali allkirjastamisega.

4. Koopia on originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.

5. Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taasesitada, tehakse dokumendist väljavõte. Väljavõte vormistatakse sama dokumendiväljaandja plangile või selle arvutipõhjale. Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna "VÄLJAVÕTE".

Taasesitatakse - dokumendiliik, väljaandmise aeg ja dokumendiregistri number, väljaandmise koht, pealkiri, tekst (väljajäetud osad märgitakse punktiirjoontega), allakirjutaja nime dešifreeringud ja ametinimetus.

6. Koolisisese asjaajamise käigus tehtud dokumendikoopiad ei vaja tõestamist.

KOOSTAJA NIMI JA TELEFONINUMBER

1. Vajadusel vormistatakse koostaja või vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ja telefoninumber väljasaadetavatele ametikirjadele kontaktandmete välja kohale lehekülje all vasakul.

Näide: (allkiri)
Viljar Aro
Direktor
----------
Aado Haandi 045 24 432

2. Juhul kui kirja koostaja on ühtlasi selle allkirjastaja, märgitakse ainult telefoninumber.

Näide: (allkiri)
Aado Haandi
------------
Telefon 045 24 432


IV DOKUMENTIDE VORMISTAMINE

1. Koolis vormistatakse dokumendid arvutil püsikirjas šriftiga Times New Roman, Arial või Courier tähesuurusega 12 ja reavahega 1.

2. Dokumendi teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, mille puhul teksti iseseisvad lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse reavahega ja taandridu ei kasutata, ent ametikirjade puhul ei pea parem veeris tingimata olema tasandatud.

3. Mitmelehelistel dokumentidel nummerdatakse lehed alates teisest lehest ülal keskel.

4. Dokumendi vormistamine hõlmab järgnevaid etappe:
- dokumendi eelnõu koostamine ja trükkimine;
- dokumendi eelnõu viseerimine (koolisisene kooskõlastamine);
- allakirjutamine;
- vajadusel dokumendi kinnitamine pitseriga;
- vajadusel kooskõlastusmärke vormistamine ehk dokumendi kooskõlastamine teise asutusega;
- dokumendi kinnitamine.

DOKUMENDI EELNÕU KOOSTAMINE JA TRÜKKIMINE

1. Dokumendi eelnõu koostab ametnik, kelle kompetentsi see kuulub või kellele see on tehtud ülesandeks direktori korraldusega (resolutsiooniga).

2. Dokumendi koostamisel järgitakse konkreetsele dokumendiliigile ettenähtud sisu- ja vorminõuded, mis on sätestatud käesolevas asjaajamiskorras.

DOKUMENDI VISEERIMINE EHK ASUTUSESISENE KOOSKÕLASTAMINE

1. Dokumendi viseerimine ehk asutusesisene kooskõlastamine toimub ametiredeli järgi altpoolt ülespoole järgmiselt:
- esimesena viseerib dokumendi eelnõu selle koostaja;
- seejärel esitab ta dokumendi eelnõu kooskõlastamiseks vahetule ülemusele;
- vajadusel teistele struktuurüksustele, erialaspetsialistidele, keda vastav küsimus puudutab;
- põhitegevuse ja personali käskkirjad viseerib ja esitab allakirjutamiseks koostaja;
- ametikirjad viseerib koostaja vahetu ülemus, seejärel esitatakse dokument allakirjutamiseks;
- eeskirjad, juhendid, eelnõu viseeritakse koostajate poolt ja esitatakse kinnitamiseks;
- rahaliste kohustustega lepingud kooskõlastatakse pearaamatupidajaga.

DOKUMENTIDE ALLAKIRJUTAMINE

1. Kooli üld- ja kirjaplangile vormistatud dokumendile kirjutab alla direktor või tema ülesannetes olev ametnik.

2. Käskkiri kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis kirjutatakse alla kahes eksemplaris.

3. Käskkirja lisa(de)le kirjutab alla dokumendi kinnitamiseks esitanud ametnik või dokumendi sisu eest vastutav ametnik.

4. Protokoll kirjutatakse alla ühes eksemplaris koosoleku juhataja ja protokollija poolt, näidates ära, kes on saanud dokumendist koopia või väljavõtte.

5. Leping ja akt kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides igal lehel ning nende arv ja jaotus näidatakse ära dokumendi tekstis.

6. Ametikiri kirjutatakse alla vähemalt kahes eksemplaris (originaal ja ärakiri).

DOKUMENDI KINNITAMINE

1. Dokument omandab juriidilise jõu pärast selle kinnitamist kooli direktori poolt.

2. Direktori käskkirjaga kinnitatakse:
- kooli tööd korraldavad dokumendid;
- kooli põhimäärus;
- kooli tööplaanid, aruanded;
- kooli raamatupidamise tööd korraldavad juhendid, kulunormid, eelarve jaotused;
- kooli personali koolituskava, ametijuhendid;
- mahakandmisaktid;
- asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise aktid;
- teised õigusaktidest tulenevad dokumendid.

DOKUMENDI KOOSKÕLASTAMINE TEISE ASUTUSE VÕI AMETIISIKUGA

1. Kui dokumendi jõustamine on seotud teise asutuse või ametiisikuga, saadetakse dokumendi originaal kooskõlastamiseks koos kaaskirjaga.

2. Kooskõlastaja vormistab kooskõlastusmärke dokumendi viimase lehe paremale poolele allkirjast allpool.

3. Peale kooskõlastamist kinnitab direktor dokumendi kas allkirjaga või käskkirjaga.


KOOLI DOKUMENDILIIGID

1. Kooli dokumendiliigid on:
- käskkiri ja selle alaliigid;
- ametikiri ja selle alaliigid;
- korraldus;
- protokoll;
- akt;
- leping.

KÄSKKIRI, SELLE LIIGID, VORMISTAMINE, REGISTREERIMINE, EDASTAMINE JA TUTVUSTAMINE

1. Käskkiri on haldusakt, mida oma pädevuse piires annab välja kooli direktor ja mis on kooskõlas kõrgemalseisvate organite normatiivaktidega.

2. Käskkiri hakkab kehtima momendist, kui see on väljaandja poolt allkirjastatud ning sellel on registreerimisnumber ja kuupäev (kui käskkirja tekstis ei ole näidatud teist tähtaega).

3. Käskkirja liigid on:
- põhitegevuse käskkirjad;
- personalikäskkirjad (ametisse nimetamine, ametist vabastamine, distsiplinaarkaristuse määramine jne);
- õppetöö-alased käskkirjad;
- puhkusekäskkirjad;
- lähetuskäskkirjad.

4. Põhitegevuse käskkirjad koostab, kooskõlastab, registreerib ja esitab allakirjutamiseks vastava struktuuriüksuse juht.

5. Personali-, õppetöö-, puhkuse- ja lähetuskäskkirjad koostab, kooskõlastab ja esitab allakirjutamiseks kantselei juhataja.

KÄSKKIRJA REGISTREERIMINE

1. Käskkiri registreeritakse peale allakirjutamist dokumendiregistris.

2. Käskkirjad registreeritakse ühe õppeaasta piires.

3. Dokumendiregistris täidetakse järgmised lahtrid:
- järjekorranumber;
- allakirjutamise kuupäev;
- pealkiri;
- allakirjutaja;
- koostaja;
- kellele suunatud.

KÄSKKIRJA EDASTAMINE JA TUTVUSTAMINE

1. Käskkirja koostaja edastab käskkirja koopia vastavalt jaotuskavale ja tutvustab töötaja(te)le, kelle tegevust dokument puudutab.
2. Käskkirjad, millega tutvumise järel peab töötaja kinnitama seda oma allkirjaga, on järgmised:
- distsiplinaarkaristuse käskkiri;
- personalikäskkirjad, millega muudetakse töötaja palgaastet ebasoodsamaks;
- puhkusekäskkirjad.

KÄSKKIRJA TÄITMINE JA MUUTMINE

1. Käskkirja täitmist jälgib koostaja või käskkirjas näidatud isik.

2. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada sama ametiisiku (või kõrgemalseisva ametiisiku) uue käskkirjaga. Selline märge tehakse uue käskkirja viimases punktis, kus näidatakse:
- kelle käskkiri;
- millisest kuupäevast ja millise registrinumbriga;
- millise pealkirjaga
on kehtetuks tunnistatud.

Näide: Tunnistan kehtetuks direktori 30. märtsi 2000.a. käskkirja nr 45-T "Saaremaa Ühisgümnaasiumi asjaajamise juhend"

3. Käskkirja vormistamine. Vaata lisatud näidist (lisa 3).

KORRALDUS

1. Kirjalik korraldus vormistatakse üldplangile ja tekst koosneb ühest osast - korraldusest.

2. Tekst vormistatakse ainsuse esimeses isikus ja käskivas vormis.

3. Kirjalik korraldus registreeritakse peale allakirjutamist kooli dokumendiregistris.

PROTOKOLL

1. Protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks. Dokumendis näidatakse ära:
- koosoleku toimumise aeg ja koht;
- osalejad;
- sõnavõtud;
- otsused.

PROTOKOLLI VORMISTAMINE

1. Protokolli vormistamine. Vaata lisatud näidist (lisa 4).

2. Protokoll(id) registreeritakse kooli dokumendiregistris.

AKT

1. Akt vormistatakse üldplangile. Akti eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust.

2. Akti vormistamine. Vaata lisatud näidist (lisa 5).

3. Akt(id) registreeritakse kooli dokumendiregistris.

AMETIKIRI, SELLE VORMISTAMINE, KOOSTAMINE, REGISTREERIMINE, LIIGID

1. Ametikiri vormistatakse vähemalt kahes eksemplaris, nii originaal kui ärakiri üldjuhul kirjaplangile. Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga.

2. Ametikirja eriliikideks on:
- initsiatiiv- ja vastuskiri;
- volikiri;
- garantiikiri;
- arhiiviteatis;
- ringkiri;
- tõend;
- kaaskiri;
- infokiri;
- esildis.

INITSIATIIV- JA VASTUSKIRI

1. Koolis registreeritakse initsiatiiv- ja vastuskirjad pärast allakirjutamist dokumendiregistris.

2. Uus järjekorranumber antakse ainult saabunud algatuskirja või väljasaadetava algatuskirja registreerimisel.

3. Korduvalt saadud/saadetud kirjad registreeritakse esmase dokumendiregistri indeksi all, millele võib lisada dokumenti individualiseeriva numbri, s.t märgitakse mitmes kiri antud numbri all registreeritakse.

Näide: 8.1-3/137-2

4. Ametikirja vormistamine. Vaata lisatud näidist (lisa 6).

VOLIKIRI

1. Volikiri on direktori või struktuuriüksuste juhtide poolt kooli esindaja(te)le antud kirjalik dokument, mis väljendab esindaja volitusi.

2. Volikirja tekstis märgitakse kohustuslikult:
- kooli volikirja adressaat;
- kooli esindaja ees- ja perekonnanimi, isikukood ning ametikoht;
- volituse sisu;
- volituse tähtaeg.

3. Volikirja kehtivuse tähtaeg kirjutatakse sõnades. Kui volikirjas pole tähtaega märgitud, kehtib ta ainult väljaandmise kuupäeval. Volitus kehtib selle andmisest alates, kui esindatav ei ole määranud teisiti.

4. Volituse lõppemise alused:
- esindaja on sooritanud tehingu või lahendanud probleemi, milleks volitus oli antud;
- volituse tähtaeg on möödunud;
- esindatav tühistab volituse;
- esindaja loobub volitusest.

5. Volikirjad registreeritakse dokumendiregistris.

6. Volikiri kinnitatakse kooli pitseriga.

7. Volikirja vormistamine. Vaata lisatud näidist (lisa 7).

GARANTIIKIRI

1. Garantiikirjale kirjutavad alla direktor ja pearaamatupidaja.

2. Garantiikiri tõestatakse direktori allkirja ja pitseriga.

3. Garantiikirja vormistamine. Vaata lisatud näidist (lisa 8).

ARHIIVITEATIS, ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE

1. Arhiiviteatist, ärakirja või väljavõtet taotletakse päringu esitaja poolt kirjaliku avalduse alusel. Avalduses märgitakse järgmised andmed:
- päringu esitaja ees- ja perekonnanimi ja kontaktandmed;
- taotletav arhivaal või faktilised asjaolud, mille kohta isik teavet taotleb.

2. Saabunud avaldused ja väljastatavad teatised registreeritakse vastavates registrites.

3. Arhiiviteatis vormistatakse kooli kirjaplangile ning tõestatakse pitseri ja allkirjaga. Arhiiviteatise kohustuslikud koostisosad vt Arhiivieeskiri p 182.

ÄRAKIRJA/VÄLJAVÕTTE KAASKIRI

1. Arhiiviteatiste objekti või seda käsitlevate arhivaalide mõistmiseks vajalikud andmed, mida ei ole võimalik tuua arhiiviteatises, esitatakse kaaskirjas.

2. Ärakirja/väljavõtte kaaskiri vormistatakse kirjaplangile ja tõestatakse allkirja ja pitseriga. Kaaskirja kohustuslikud koostisosad vt Arhiivieeskiri p 185.


ARHIVAALI ÄRAKIRI JA VÄLJAVÕTE

1. Arhivaali ärakiri ja/või väljavõte vormistatakse kopeerimise teel paberkandjale ja tõestatakse allkirja ja pitseriga.

2. Arhivaali ärakirjale ja/või väljavõttele lisatakse kaaskiri.

ARHIIVITEATISE VÄLJASTAMINE

1. Arhiiviteatis, ärakiri, väljavõte väljastatakse ühe kuu jooksul alates avalduse saamisest.

2. Kui teatise väljastamine tähtaja jooksul ei ole võimalik, teatatakse avalduse esitajale tähtaja pikenemisest enne tähtaja lõppemist.

3. Kui koolis ei ole avalduses taotletud andmeid, siis edastatakse see vastavalt kuuluvusele ja saadetakse päringu saatjale selle kohta kirjalik teade.


V DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

1. Kooli kantselei on kohustatud registreerima ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid dokumendiregistris.

2. Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks.

3. Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt registreeritava dokumendi liigile.

4. Dokumendi andmed säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti.

5. Dokumentide registreerimine asutuses on ühekordne. Asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksustes uuesti ei registreerita.

SAABUVATE DOKUMENTIDE RINGLUS

1. Saabuvate dokumentide ringlus kätkeb endas järgmisi momente:
- dokumentide vastuvõtmine ja läbivaatamine;
- registreerimine;
- läbivaatamine juhtkonna poolt, resolutsiooni kirjutamine;
- edastamine täitjale;
- vastusdokumendi koostamine;
- dokumendi paigutamine toimikusse.

DOKUMENTIDE VASTUVÕTMINE JA LÄBIVAATAMINE

1. Dokumendid saabuvad kooli posti, käsiposti, faksi ja arvutiposti teel.

2. Kõik saabuvad dokumendid, v.a kirjad märkega ISIKLIK, avatakse, kontrollitakse adressaadi õigsust, allkirjade ja lisade olemasolu. Vastavate rekvisiitide puudumisel tehakse selle kohta märge dokumendile ja informeeritakse saatjat.
3. Dokumendiga saabunud ümbrikku hoitakse dokumendi juures vaid siis, kui saatja aadress on märgitud ainult ümbrikule.

4. Kui dokumendi täitmine ei kuulu kooli kompetentsi, edastatakse dokument koos kaaskirjaga õigele adressaadile ja informeeritakse sellest kirja autorit.

SAABUNUD DOKUMENTIDE JA POSTI REGISTREERIMINE

1. Saabunud dokumendid ja post jagatakse:
- registreerimisele kuuluvateks;
- registreerimisele mittekuuluvateks.
2. Registreerimisele kuuluvad:
- saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm);
- koostatud protokollid ja aktid;
- lepingud;
- muud asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.

3. Registreerimisele ei kuulu:
- kutsed, õnnitlused ja kaastundeavaldused;
- reklaamtrükised;
- perioodilised trükised (ajalehed, ajakirjad jm);
- kirjad märkega "isiklik". Kui selgub, et märkega "isiklik" saabunud dokument on ametialane, registreeritakse see üldises korras. Registreerimise eest vastutab ametnik, kellele dokument on adresseeritud;
- dokumendid, milles puudub märge saatja nime ja elu- või asukoha kohta, kui nad ei sisalda olulist või kontrollimist vajavat informatsiooni.

4. Mitteregistreeritavale dokumendile märgitakse vajadusel saabumispäev.

5. Dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval.

6. Käsiposti, faksi, arvutiposti ja ametipostiga saabunud dokumendid registreeritakse üldistel alustel.

7. Igal eelnimetatud viisil kooli saabunud posti registreerimise eest vastutab kantselei juhataja.

DOKUMENDIREGISTRILE ESITATAVAD NÕUDED

1. Dokumendiregistri pidamisega tagatakse:
- registreeritud dokumentide arvestus;
- dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu;
- dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus.

2. Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel nii, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta.

3. Dokumendiregister koosneb funktsioonide ja dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest.
4. Dokumendiregister peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil on võimalik leida dokumenti registrisse kantud põhiandmete alusel.

5. Juhul kui dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirangud, peab register sisaldama andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.

6. Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest.

7. Dokumendiregistrist tuleb piisava ajaperioodi tagant teha varukoopiad.


8. Protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
- organi nimetus (protokollide korral);
- number;
- kuupäev;
- päevakord, teema või pealkiri;
- juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks
tunnistamine ja muud olulised andmed);
- muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale.

9. Lepingute kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
- lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
- lepingu liik;
- number või tähis;
- kuupäev;
- lepingu objekt;
- jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
- juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed).

10. Saabunud ja väljasaadetavate dokumentide kohta kantakse registrisse järgmised andmed:
- saatja või saaja nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
- saabumise või saatmise kuupäev;
- saatja posti- või elektronposti aadress või muud sideandmed;
- dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
- pealkiri või lühike sisukokkuvõte;
- dokumendi lisade nimetused ja arv;
- dokumendi kuupäev ja vajadusel kellaaeg;
- mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti isiklikult üle);
- dokumendi saatja poolt märgitud indeks või number;
- juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);
- sarja tähis;
- struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas;
- lahendamise tähtaeg;
- täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal);
- muud andmed, mis on dokumendi menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktiga.

DOKUMENTIDE LÄBIVAATAMINE JUHTKONNA POOLT, RESOLUTSIOONI KIRJUTAMINE

1. Dokumendiregistrisse kantud dokument antakse läbivaatamiseks ja resolutsiooni kirjutamiseks direktorile dokumendi saabumise päeval.

RESOLUTSIOON TÄITJALE

1. Kooli saabunud ametikirjad vaadatakse läbi direktori poolt ja kirjutatakse dokumendi esimese lehe vabale pinnale resolutsioon, mis hõlmab:
- täitja nime või nimesid;
- lahendamise käiku;
- täitmistähtaega;
- korralduse andja allkirja ja kuupäeva.

2. Kui resolutsioonis märgitakse mitu täitjat, edastatakse dokumendi originaal koos selle juurde kuuluvate materjalidega lahendamiseks resolutsioonis esimesena märgitud täitjale, kes koordineerib asja lahendamist. Teistele täitjatele edastatakse dokumentide koopiad. Oma vastused või arvamused saadavad nad esimesele märgitud täitjale.

3. Dokumendi sisulise ja tähtaegse lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik, mitme täitja puhul esimesena märgitu.

DOKUMENTIDE EDASTAMINE TÄITJALE

1. Saabunud ja resolutsiooni saanud dokumendid jaotatakse kantselei juhataja poolt vastava struktuuriüksuse juhile.

DOKUMENTIDE TÄHTAJALINE TÄITMINE JA TÄHTAEGSE TÄITMISE KONTROLL

1. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis näidatud täitja, mitme täitja puhul resolutsioonis esimesena märgitud täitja.

2. Dokumentide tähtaegse täitmise kontrolli teostab dokumendiregistrit pidav ametnik.

3. Dokument on tähtaegselt vastatud siis, kui vastus on ametipostile edastatud tähtpäeval või kui see on edastatud faksi, arvutiposti või käsiposti vahendusel tähtpäeval.

TÄHTAJAD

1. Seadusega on dokumentidele vastamiseks, nende täitmiseks või lahendamiseks antud järgmised tähtajad:
- juriidiliste ja füüsiliste isikute avaldused ja märgukirjad - 1 kuu;
- asutustevahelised dokumentide kooskõlastamised - 10 tööpäeva, kui 15 tööpäeva jooksul ei ole dokumenti kooskõlastatud ega eriarvamusi saadetud, siis loetakse dokument kooskõlastatuks;
- Riigikogu liikmete ning õiguskantsleri märgukirjad ja avaldused - 10 tööpäeva;
- Riigisekretäri järelpärimised - 10 tööpäeva;
- Õiguskantsleri järelpärimised - 10 tööpäeva.

2. Riigiasutuste kirjadele vastamise tähtaegu võib pikendada kuni kahe kuuni, et selgitada asja lahendamiseks vajalikke täiendavaid asjaolusid. Sellest informeeritakse ka avaldajat.

3. Riigikogu liikmete ja õiguskantsleri märgukirjadele ning avaldustele vastamise tähtaega võib täiendavate andmete kogumise vajaduse korral pikendada kuni ühe kuuni, sellest avaldajat eelnevalt kirjalikult informeerides.

4. Dokumentide lahendamistähtaegu arvestatakse tööpäevades või kalendrikuudes dokumendi saabumisele järgnevast päevast. Faksiga saabunud dokumendi lahendamise tähtaega arvestatakse selle saabumise kuupäevast.


VASTUSDOKUMENDI KOOSTAMINE

1. Kui asja saab lahendada operatiivselt, näiteks telefoni teel, siis tehakse saabunud kirjale täitmismärge, kus näidetakse kes-kellega-kuidas lahendas. Sama märge tehakse ka dokumendiregistris.

Näide: Lahendatud telefoni teel Haridusministeeriumi kantselei juhataja Piret Karuga positiivselt.

(allkiri)

Stella Hommik
Kantselei juhataja
21.02.2003

2. Teistel juhtudel koostatakse vastusdokument ja tehakse sellekohane märge dokumendiregistris.

VÄLJASAADETAVATE DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

1. Koolist ei saadeta välja ega registreerita vorminõuetele mittevastavaid dokumente, samuti dokumente, millel puuduvad ettenähtud lisad.

2. Kooli dokumendiregistri pidaja tagastab dokumendi selle koostajale nõuetekohaseks vormistamiseks.

3. Väljasaadetavad algatuskirjad registreeritakse kooli dokumendiregistris, märkides ära:
- registreerimise (väljasaatmise) kuupäeva;
- dokumendiregistri indeksi;
- dokumendi allakirjutamise kuupäeva;
- adressaadi;
- dokumendi pealkirja (sisukokkuvõtte);
- lisade arvu;
- dokumendi allakirjutaja.

4. Väljasaadetavad vastuskirjad saavad algatuskirja indeksi. Vastava kirja registreerimiseks leitakse dokumendiregistrist kanne algatuskirja registreerimise kohta ja vastavasse täitmismärke lahtrisse kirjutatakse väljasaadetava vastuse kuupäev ja lühike sisukokkuvõte.

5. Faksi ja arvutipostiga väljasaadetavad dokumendid trükitakse registreerimiseks paberile.


VI DOKUMENTIDE AVALIKUSTAMINE JA NEILE JUURDEPÄÄSU TAGAMISE KORD

DOKUMENTIDE ASUTUSESISENE TEATAVAKSTEGEMISE KORD

1. Asutuses sõltub dokumentide teatavaks tegemise viis dokumendi sisust ja koopia saajate hulgast.

2. Põhitegevuse käskkirjad avaldatakse reeglina veebilehel või internetis. Vajaduse korral tehakse struktuuriüksustele käskkirja sisust väljavõtted. Käskkirjad, millega kinnitatakse kooli tööd korraldavaid dokumente, avaldatakse koduleheküljel ning ametnikelt ja töötajatelt võetakse allkiri käskkirjaga tutvumise kohta.

3. Teenistujate ametisse nimetamist, töötingimuste muutmist, distsiplinaarkaristusi, puhkusele minekut, koondamist ja teenistussuhte lõpetamist puudutavate käskkirjade koopia antakse nimetatud isikule kätte, võttes eelnevalt originaalile teenistuja viisa. Käskkirjast tehakse koopia koolile.

4. ............. koosolekute protokollid avaldatakse kooli veebilehel või internetis.

5. Ülejäänud dokumendid kirjutatakse alla vajalikus hulgas eksemplarides nii, et üks eksemplar jääb kõigile asjast huvitatud pooltele.

6. Kool tagab juurdepääsu enda poolt hallatavale teabele teabenõude täitmisega ning teabe avalikustamisega.

AVALIKUSTAMINE

1. Kool avalikustab avalikustamisele kuuluva teabe oma veebileheküljel aadressil ....................

2. Teabe avalikustamise eest koolis vastutab kooli direktor.

JUURDEPÄÄS

1. Teabele juurdepääsu vahendiks asutuses on dokumendiregister, mis on vabalt kasutatav veebilehelt.

2. Kooli dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviidale või digitaaldokumendile.

3. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul sisaldab dokumendiregister andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta.

TEABENÕUDE MENETLEMINE

1. Teabenõudega ei ole tegemist, kui:
- sõnumi sisust selgub, et ei soovita olemasolevat dokumenteeritud teavet, vaid lahendust mõnele probleemile;
- esitatakse ettepanekuid või kaebusi;
- saabunud nõude täitmine nõuab olemasoleva teabe analüüsimist ja selle alusel vastuse koostamist;
- soovitakse uue teabe dokumenteerimist või mõne muu toimingu sooritamist, mis ei ole seotud üksnes teabe väljastamisega.

2. Teabenõude nõuetekohase täitmise eest vastutab iga kooli teenistuja, kellele teabenõue on täitmiseks antud või kellele see on esitatud.

3. Teabenõude saanud teenistuja otsustab, kuidas teabenõude esitanu teabeni juhatada, eelistades seejuures võimaluse korral teabenõudja poolt soovitud viisi.


4. Teabenõudele võib vastata:
- suuliselt;
- dokumendiregistri juurde juhatamisega;
- paberil;
- (elektron)posti teel;
- avalikustatud teabe juurde juhatamisega;
- võimalusega tutvuda teabega kohapeal;
- pädeva teabevaldajani juhatamisega.

5. Teabenõude saanud, dokumendiregistrisse sissekandeõigust omavad ametnikud teevad selgeks nõutava teabe asukoha ja juhatavad vajadusel teabetaotleja vastavasse kooli struktuuriüksusesse.

6. Teabenõue, selle täitmine ja sellest keeldumine registreeritakse dokumendiregistris selle saamise päeval või hiljemalt järgneval tööpäeval.

7. Teabenõuet ei registreerita, kui see edastatakse suuliselt ja täidetakse viivituseta.

8. Teabenõue täidetakse viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul alates teabenõude registreerimisele järgnevast tööpäevast. Vajadusel võib andmeid täpsustada
5 tööpäeva jooksul või teatada teabenõude täitmise pikendamisest kuni 15 tööpäevani.

9. Teabenõude täitjal või vastuvõtjal on õigus:
- nõuda kirjaliku teabenõude esitamist, kui teabenõudja pole rahul suuliselt antud teabega;
- nõuda teabenõudja isiku tõestamist, kui teave sisaldab teabenõudja või kolmanda isiku delikaatseid ja eraelulisi andmeid;
- nõuda eesmärgi teatamist ametiisikult, kes tööülesandeid täites nõuab kolmandate isikute eraelulisi isikuandmeid.

10. Teabe täitmisest keeldutakse, kui:
- kehtivad juurdepääsupiirangud ja teabenõudja ei oma juurdepääsu õigust;
- kool ei valda teavet ja pole võimalik kindlaks teha, kes valdab, või ei selgu, millist teavet nõutakse;
- teave on teabenõudjale juba antud;
- teabe andmine on ajamahukas, nõuab liialt suuri kulutusi või takistab ajaliselt põhitööd;
- teavet ei saa anda ühekordse vastamisega;
- teabenõudja sideandmed puuduvad;
- selleks puuduvad tehnilised võimalused ja seda ei võimalda teabekandja tüüp.

11. Teabenõude täitmise keeldumisest teatatakse teabenõudjale 5 tööpäeva jooksul.

JUURDEPÄÄSUPIIRANGUTE KEHTESTAMISE KORD

1. Kooli direktor võib avaliku teabe seaduse alusel, tuginedes struktuuriüksuste ettepanekutele, tunnistada teabe asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

2. Juurdepääsupiirang kehtib asutusesiseseks teabeks tunnistatud teabele kuni vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui 5 aastat, mida direktor vajadusel 5 aasta võrra võib pikendada.
3. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe, välja arvatud eraelulisi isikuandmeid sisaldava teabe väljastamise otsustab struktuuriüksuse juht.

4. Vastavalt "Isikuandmete kaitse seadusele" ja "Avaliku teabe seadusele" on asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud järgmised delikaatsed eraelulisi isikuandmeid sisaldavad dokumendisarjad:
- personali isiklikud toimikud;
- majanduslike huvide deklaratsioonid;
- töövõimetuslehed;
- töölepingud.

5. Neile kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat alates nende loomisest või saamisest.

6. Asutusesiseseks teabeks tunnistatud teave on üheselt ära tuntav talle kantud märkuse või dokumendiregistrisse kantud juurdepääsupiirangu tähtaegade kaudu.


VII ASJAAJAMISE JA VARA ÜLEANDMINE - VASTUVÕTMINE

ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE TEENISTUJA TEENISTUSEST VABASTAMISEL

1. Lahkuv teenistuja annab asjaajamise üle teda asendama määratud teenistujale hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks.

2. Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmis-vastuvõtmisaktiga (edaspidi akt) vastavalt haldusdokumentide vorminõuetele.

ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE TEENISTUSSUHTE PEATUMISEL

1. Puhkusele minev teenistuja annab asjaajamise üle teda asendavale teenistujale viimasel päeval enne puhkust. Akt vormistatakse juhul, kui:
- teenistuja vahetu ülemus seda nõuab;
- dokumentide või ülesannete lahendamise tähtaeg langeb teenistuja äraoleku ajale.

ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE KOOLI DIREKTORI VAHETUMISE KORRAL

1. Kooli direktori vahetumise korral annab ametist lahkuja kooli juhtimise ja asjaajamise üle kuu aja jooksul uue direktori ametisse astumise päevast alates üleandmise-vastuvõtmise aktiga, milles näidatakse ära:
- loetelu tähtajaks täitmata dokumentidest;
- koosseisu nimekiri täidetud ja täitmata ametikohtade loendiga;
- pitsatid, nende liigid, arv, asukohad ja pitsatite hoidmise eest vastutav ametiisik;
- eelarvevälise pangakonto jääk;
- põhivahendite koondnimekiri ja nimekirjad vastutavate isikute lõikes;
- direktorile teenistusalaselt usaldatud vara;
- direktori poolt allkirjastatavate lepingute loetelu;
- mitteeluruumide rendilepingute loetelu;
- viimase direktori poolt allakirjutatud käskkirja number liikide kaupa ja kirja registriindeks;
- kehtivate volituste loetelu;
- üldandmed asutuse arhiivi kohta.

2. Akt vormistatakse kolmes eksemplaris ja selle kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht. Akti üks eksemplar jääb Linnavalitsusele (kinnitajale), teine üleandjale ja kolmas koolile (asutusele).

3. Akt koos lisadega esitatakse vähemalt kaks päeva enne allakirjutamist ametisse asuvale ja ametist lahkuvale ametnikule ja Linnavalitsusele.

4. Aktile kirjutavad alla üleandja, vastuvõtja ja juures viibinud ametnikud.

ASJAAJAMISE ÜHEPOOLNE ÜLEVÕTMINE

1. Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui üleandmine ei ole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva ametniku või töötaja või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse akti vastav märge.

2. Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allakirjutamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti teksti vastav märge.


VIII DOKUMENTIDE LOETELU KEHTESTAMINE JA TOIMIKUTE MOODUSTAMINE

DOKUMENTIDE LOETELU

1. Dokumentide süstematiseerimise aluseks koolis on dokumentide loetelu.

2. Kool kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide loetelu Vabariigi Valitsuse 29. detsembri määrusega nr 308 kinnitatud "Arhiivieeskirjaga" sätestatud korras.

3. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse arhiivi üle kooskõlas arhiivieeskirjaga.

3. Dokumentide loetelus märgitakse:
- kooli nimi;
- funktsiooni nimetus ja tähis;
- sarja nimetus ja tähis;
- säilitaja;
- säilitustähtaeg või arhiiviväärtus;
- juurdepääsupiirang.

4. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari.

5. Dokumendid rühmitatakse sarjadeks, vajadusel võib sarjad jagada allsarjadeks.

6. Sari on arhivaalide kogum, mille ühendavaks tunnuseks on tüüpiliselt kas dokumendiliik või sisu (dokumendid on loodud või saadud ühte liiki küsimuste ehk "asjade" lahendamisel - sõltumata konkreetsest liigist). Seega on kahte tüüpi sarju - üheliigilistest dokumentidest koosnevad sarjad ning toimikutest koosnevad sarjad.

7. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, omanikule või teisele isikule.

8. Sarja võivad moodustada:
- üheliigilised ja ühe tõestus- või teabeväärtusega ning säilitustähtajaga dokumendid;
- sarnaste ülesannete täitmise või toimingute sooritamise käigus tekkinud toimikud;
- sarnaste objektide või juhtumiste kohta peetavad toimikud.

9. Dokumentide rühmitamine sarjadeks peab võimaldama hõlpsat arhiivihalduse toimingute - hindamise, hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamise teostamist. Seetõttu tuleb rühmitada ühte sarja ainult sarnase praktilise väärtuse ning säilitustähtajaga dokumendid.

10. Dokumentide loetelusse tuleb ettepoole kanda üldisema sisuga sarjad, alustades juhtimis- ja põhitegevusega seotud funktsioonidest ja lõpetades toetavate tegevustega.

11. Sarja nimetus on ka sarja dokumente koondavale toimikule märgitavaks pealkirjaks.

12. Igal sarjal on kindel tähis.

13. Tähis määrab üheselt vastavate ühiste tunnustega dokumentide kuuluvuse ühte sarja ning sellest tulenevalt ka nende füüsilise (toimiku, mapi, karbi, hoidevahendi) asukoha, kus on kõik selle tähisega dokumendid (arhivaalid).

14. Tähis koosneb üldjuhul kahest kuni kolmest numbrist. Esimene ja teine number on funktsiooni ja allfunktsiooni numbrid, mille vahel on punkt. Kolmas number on sarja number (näit. 2.1-23) või kahekohaline: esimene number on funktsiooni number, teine sarja number (näit. 1-2, kus esimene number tähistab asutuse töö korraldamist ja sidekriipsu järelolev number kooli põhimääruse ja arengukavade sarja). Funktsiooni eraldab sarjast sidekriips.

15. Kui struktuuriüksus või ametnik koostab, saab või leiab dokumentide (toimikute) loetelusse kandmata dokumente, tuleb sellest koheselt kirjalikult teatada direktorile, esitades ettepaneku dokumentide säilitustähtaja kehtestamiseks.

16. Dokumentide loetelusse ei kanta töötajate isiklikuks kasutamiseks valmistatud või saadud aktide jt. dokumentide koopiaid, samuti dokumente, mida asutuse ülesannete täitmise käigus ei menetleta.

17. Dokumentide loetelu või selle muutmise kavand saadetakse kaaskirjaga Saare Maa-arhiivile arvamuse avaldamiseks enne dokumentide loetelu kehtestamist või muutmist, juhul kui õppeasutuse struktuuris või funktsioonides on olulisi muudatusi.

18. Pärast Saare Maa-arhiivilt positiivse arvamuse saamist kehtestab dokumentide loetelu kooli direktor tähtajatult.

19. Saare Maa-arhiivi arvamusega mittearvestamisel tuleb koolil esitada motiveeritud põhjendus ühe kuu jooksul arvamuse saamisest.


SÄILITUSTÄHTAJAD

1. Dokumentidele säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse õigusaktides sätestatud tähtaegadest, kooli tegelikest vajadustest, dokumentide unikaalsusest, kättesaadavusest ning praktilisest väärtusest.

2. Säilitustähtajad määratakse kas aastates, alatiselt või tähtajana, mis on seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega järgmiselt:
- 1 aasta;
- 2 aastat;
- 3 aastat;
- 5 aastat;
- 7 aastat;
- 10 aastat;
- 15 aastat;
- 25 aastat;
- 50 aastat;
- 55 aastat;
- alatine;
- 7 aastat uuega asendamisest;
- 50 aastat töölepingu lõpetamisest.

3. Dokumendi säilitustähtaega arvestatakse tema loomise, saamise või kindlaksmääratud sündmuse toimumise kuupäevast.

4. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast.

5. Säilitustähtaeg määrab kindlaks sarja koosseisu kuuluvate dokumentide (arhivaalide) alalhoidmise ning hävitamiseks või arhiivi üleandmiseks eraldamise.

6. Eri sarjadesse rühmitatakse ning eraldi toimikutesse paigutatakse ühe ja sama funktsiooni täitmise käigus tekkivad, kuid erineva säilitustähtajaga või iseseisva registreerimisega dokumendid.

Näide: üldkäskkirjad;
käskkirjad õpilaste kohta;
personalikäskkirjad;
lähetuskäskkirjad.

7. Arhivaalide tõestusväärtuse hindamisel tuleb arvesse võtta:
- arhivaali või arhivaalide kogumi seotust kooliga ning tegevuse või ülesandega, mille täitmise käigus arhivaal on loodud või saadud;
- arhivaali unikaalsust, autentsust ja originaalsust.

8. Arhivaali arhiiviväärtuse olemasolu määrab Saare Maa-arhiiv.

9. Arhiiviväärtusega arhivaale säilitatakse alatiselt.



IX DOKUMENTIDE HOIDMINE JA AVALIKKU ARHIIVI ÜLEANDMINE

1. Arhivaalideks on kooli asjaajamises olevad ja lõpetatud dokumendid, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.

2. Arhivaalide, millega seotud asjaajamine on lõppenud, olemi kindlakstegemise ning juurdepääsu tagamise vahendiks arhiivimoodustaja asjaajamises on arhivaalide loetelu.

3. Arhivaalide loetelus loetletakse toimikud või muud üksused dokumentide loetelus kehtestatud sarjade kaupa.

4. Arhivaalide loetelus märgitakse arhivaalide kohta:
- arhiivimoodustaja nimi - Saaremaa Ühisgümnaasium;
- sarja tähis ja nimetus;
- toimiku järjekorranumber ja pealkiri;
- toimikute või säilikute hulk;
- arhivaalide piirdaatumid;
- lehtede arv - pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga arhivaalidel.

5. Õppeaasta lõppedes korraldab asjaajamise eest vastutav ametnik 2 kuu jooksul pikaajalise ja alalise säilitustähtajaga dokumente sisaldavate toimikute ettevalmistamise säilitamiseks järgmiselt:
- toimikust eemaldatakse liigsed koopiad, mustandid jms;
- eemaldatakse dokumentidelt metallklambrid;
- dokumendid süstematiseeritakse kronoloogilise või muu liigilise tunnuse alusel.

6. Toimiku pealkiri kajastab toimikusse koondatud dokumentide koosseisu ja sisu. Dokumendiregistri indeks asjaajamises tuleneb kooli dokumentide loetelust ja kindlustab selle, et toimikus on ühesuguse säilitustähtajaga dokumendid. Aastaarv viitab vastavale asjaajamisaastale.

7. Asjaajamisperioodi jooksul tekkinud toimikud või muud üksused, mille säilitustähtaeg ei ületa 10 (kümmet) aastat, võib loetleda summaarselt.

8. Arhivaalid tuleb kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu koondada tsentraliseeritud säilitamiseks kohaldatud ruumi.

9. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number.
10. Kirjavahetuse puhul paigutatakse dokumendid samasse toimikusse nii, et dokumendid käsitleksid asja terviklikult: igale esmasele (algatus) kirjale lisatakse järgnev kirjavahetus (vastuskiri) koos muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega, mille lõpetab küsimuse lahendanud dokument.

11. Üldjuhul peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.

12. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid.

13. Toimikusse paigutatud dokumendid peavad sisuliselt vastama toimiku pealkirjale. Toimikusse on keelatud panna dokumentide mustandeid, koopiaid, tagastamisele kuuluvaid dokumente ja erineva säilitustähtajaga dokumente.

14. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult.

15. Paberkandjal arhiiviväärtusega arhivaalid ja need arhivaalid, mille säilitustähtaeg on üle kümne aasta, valmistatakse pikaajaliseks ja alatiseks säilitamiseks kantseleis ja selle struktuuriüksustes ette järgmiselt:
- arhivaalid võetakse välja registraatoritest, kiirköitjast või muust säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; liigsed dokumentide koopiad eraldatakse;
- arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;
- kõik paberiga kontaktis olevad metallkinnitid eemaldatakse;
- arhivaalid paigutatakse säilitamiseks ettenähtud ümbrisesse, mappi või karpi ja kinnitatakse nii, et säiliks arhivaalide terviklikkus;
- lehed nummerdatakse, lisatakse sisunimekiri ja kinnituskirje;
- toimikud, mapid, karbid jms tähistatakse.

16. Struktuuriüksuse ametnik või toimiku ettevalmistaja koostab kinnituskirje eraldi lehel toimiku lehtede (toimiku sisunimekirja olemasolu korral ka sisunimekirja lehtede) arvestamiseks ning see koosneb koostaja nimest, ametinimetusest, allkirjast ja koostamise kuupäevast. Kõigi hilisemate muutuste kohta toimiku koosseisus ja seisukorras (kahjustused, uute dokumentide lisamine, originaaldokumentide asendamine koopiatega jne) tuleb teha märge kinnituskirje lehele viitega vastavale lehele.

17. Dokumentide üleandmise-vastuvõtmise ajal ilmnenud puudused on üleandja kohustatud likvideerima ühe kuu jooksul. Puuduste kohta, mille likvideerimine ei ole võimalik, tuleb koostada üleandja poolt vastav akt, millele kirjutavad alla toimikuid korrastanud töötaja ja struktuuriüksuse juhataja. Akt lisatakse toimikule.

18. Tähistamiseks märgitakse toimikule vähemalt järgmised üksuse identifitseerimiseks ja juurdepääsuks vajalikud andmed:
- arhiivimoodustaja nimi - Saaremaa Ühisgümnaasium;
- struktuuriüksuse nimi;
- asjaajamisindeks või -tähis;
- pealkiri - toimiku või muu üksuse pealkiri (võetakse dokumentide loetelust);
- piirdaatumid;
- sarja tähis arhivaalide loetelu järgi ja toimiku järjekorra number.

19. Toimikusse paigutatakse üldjuhul ühe asjaajamisaasta dokumendid. Erandi võivad moodustada toimikud, mille jätkamise vajaduse või otstarbekuse tingib asjade lahendamise käik või töö iseloom (näiteks teenistuslehed, ajutiste komisjonide ja töörühmade dokumendid jm).

20. Toimikusse pannakse lõplikult vormistatud dokumendid. Lõplikult vormistamata dokumendid (puudub kuupäev, indeks, viisad, allkiri) tagastatakse koostajale lõplikuks vormistamiseks.

21. Toimiku sees paigutatakse dokumendid kronoloogilises või muus loogilises järjestuses.

22. Kirjavahetuse lõpetab asjas viimati koostatud või saadud dokument.

23. Kui asja lahendamist ei ole dokumenteeritud, tuleb esmasele kirjale teha täitmismärge, kus näidatakse, kuidas, millal, kelle poolt ja kellega asi lahendati.

24. Dokumendid peavad olema kinnitatud nii, et nad ei saaks säilikust välja kukkuda. Dokumentide kinnitamisviis ei tohi nende kasutamisel põhjustada dokumentide füüsilist kahjustamist.

25. Säiliku lehtede numbrid pannakse lehtede paremale ülemisele nurgale grafiitpliiatsi või numeraatoriga. Suureformaadilised dokumendid (A3) nummerdatakse avatult. Säilikus olevate lehtede arv märgitakse tõestavas kirjas.

Näide: Säilikus on 27 (kakskümmend seitse) nummerdatud lehte jrk nr-ga 1 - 27.

26. Säilik võib sisaldada kuni 200 lehte.

ARHIVAALIDE HÄVITAMINE

1. Arhivaale, mille säilitustähtaeg on möödunud, võib hävitada.

2. Arhivaalide hävitamiseks ettevalmistamisel koostab kantselei hävitamiseks eraldamise akti (edaspidi hävitamisakt) kava, mille esitab Saare Maa-arhiivile hindamiseks.

3. Hävitamisakti kavand tuleb koostada kooli üldplangile kahes eksemplaris.

4. Hävitamisakti kavandile kirjutab alla kantselei juhataja.

5. Vormikohases hävitamisaktis tuleb esitada hävitamiseks eraldatavate arhivaalide kohta vähemalt järgmised andmed:
- tähis dokumentide loetelu või muu arhiivi koosseisu loetleva dokumendi järgi;
- sarja või toimikute nimetus või pealkiri;
- piirdaatumid;
- toimikute või muude üksuste hulk;
- arhivaalide säilitustähtaeg;
- viide õigusaktidele, mis reguleerivad arhivaalide säilitamist või hävitamist (näiteks seadus, määrus, dokumentide näidisloetelu);
- märge arhivaalide hävitamise viisi kohta;
- märge arhivaalide hävitamise aja, koha ning hävitamise läbiviija kohta (täidetakse arhivaalide hävitamisel).

6. Hävitamisaktis tuleb esitada andmed hävitamiseks eraldatavate arhivaalide kohta nii, et üheselt oleks kindlaks tehtav hävitatavate arhivaalide koosseis ja hulk.

7. Enne hävitamise läbiviimist valmistab dokumendiosakond ette arhivaalide hävitamisakti kavandi, mille kantselei kooskõlastab Saare Maa-arhiiviga.

8. Hävitamisloetelusse kantud arhivaalide kehtestatud juurdepääsupiiranguid tuleb järgida kuni arhivaalide tegeliku hävitamiseni.

9. Hävitamisloetelusse kantud arhivaalid tuleb hävitada avaliku arhiivi hindamisotsuse aluseks oleva hävitamisakti kavandiga kindlaksmääratud mahus ühe kuu jooksul alates avaliku arhiivi poolse kooskõlastuse saamisest.

10. Arhivaal tuleb hävitada kas arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine, põletamine jm) või teabe kustutamisega selle kandjalt.

11. Hävitamiseks eraldatud arhivaalide hävitamise viisi otsustamisel arvestatakse teabekandja tüüpi ja arhivaalile kehtestatud juurdepääsupiiranguid.

12. Arhivaalide hävitamine viiakse läbi direktori poolt määratud läbiviija(te) poolt.

ARHIVAALIDE HOIDMINE

1. Kõik struktuuriüksused, ametnikud, kantselei juhataja ja sekretär peavad tagama dokumentide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle.

2. Asjaajamises peetavad toimikud tuleb hoida lukustatavates kappides või riiulitel või ruumis, kus on välistatud kõrvaliste isikute juurdepääs dokumentidele.

3. Arhiiviväärtusega arhivaale tuleb pärast nende üleandmist kantselei juhatajale säilitada selleks kohaldatud ruumis, kus peavad olema loodud vastavad säilitustingimused.

4. Arhiiviruumi võivad teiste struktuuriüksuste töötajad siseneda vaid koos kantselei juhatajaga ja viibida vaid ametlikul tööajal.

5. Arhivaalide transportimisel:
- tuleb arhivaalid pakkida vastavalt formaadile, seisukorrale ja teabekandja tüübile;
- kasutada ainult kinnist, vettpidavat ja soojustatud sõidukit;
- tagada arhivaalide kaitse kahjustamise ja varguse eest.

6. Arhivaalide juurdepääsu tagamisel ja andmete väljastamisel tuleb lähtuda arhiiviseadusest, arhiivieeskirjast, avaliku teabe seadusest, avaldustele vastamise seadusest, isikuandmete kaitse seadusest, andmekogude seadusest ja teistest kehtivatest õigusaktidest.

7. Juurdepääsupiiranguga arhivaalide loetelud ja nimistud ning arhivaalide juurdepääsu-tingimused on avalikud.

8. Ärakirja, väljavõtte, koopia teeb ja dokumendi kohta andmeid edastab kantselei juhataja, kui kirjaliku päringu esitajal on õigus neid andmeid saada ja struktuuriüksuses on päringus soovitud andmed olemas.

9. Ärakiri ja väljavõte tuleb väljastada kantselei kaaskirjaga.

10. Ärakirja ja väljavõtte tõestab ärakirja koostaja.


ARHIVAALIDE ÜLEANDMINE ARHIIVILE

1. Arhiveerimine on arhivaalide korrastamine, neis sisaldava informatsiooni sisu ja teabekandja tunnuste kirjeldamine ning üleandmine Saare Maa-arhiivile.

2. Arhivaalide üleandmiseks ettevalmistamisel koostab kantselei juhataja arhiiviskeemi, mis koostatakse dokumentide loetelu ja arhivaalide loetelu alusel ning korrastatavate arhivaalide koosseisu ja struktuuri tundmaõppimise tulemusel.

3. Arhiiviskeemi kooskõlastamiseks esitab kantselei juhataja Saare Maa-arhiivile taotluse koos arhiiviskeemi kavaga.

4. Arhiiviväärtusega (alatiste) avalike arhivaalide Saare Maa-arhiivi üleandmise kohustus tekib 20 aastat peale avaliku arhivaali tekkimist ja temaga seotud asjaajamise lõppemist. Üleandmine peab toimuma 5 aasta jooksul pärast üleandmise kohustuse tekkimist poolte kokkuleppel.

5. Arhiiviväärtusega arhivaalid võib kokkuleppel Saare Maa-arhiivi üle anda enne üleandmiskohustuste tekkimist.

6. Arhivaalide üleandmiseks valmistab kantselei juhataja ette arhivaalide üleandmise taotluse ja esitab Saare Maa-arhiivile kooskõlastamiseks.

5. Arhivaalide korrastamisel koostab kantselei juhataja arhiivinimistu (edaspidi nimistu). Nimistu on otsivahend, mis võimaldab arhivaalide olemi kindlakstegemist ja juurdepääsu arhivaalidele.

8. Arhivaalid antakse üle Saare Maa-arhiivi nimistu alusel. Nimistus tuleb esitada kirjeldusüksuste kirjeldused ja loetleda säilikud.

9. Säilikud tuleb tähistada nimistu piires. Nimistu järgi peab olema kindlaks tehtav arhivaali kuuluvus säilikusse.

10. Arhivaalide üleandmise korral tehakse arhivaalide loetelus märge arhivaalide väljumise kohta koos viitega üleandmis-vastuvõtmisaktile.