ARHIIVIRUUMI JUURDEPÄÄSU JA OHUTUSE TAGAMISE KORD

KINNITATUD
Saaremaa Ühisgümnaasiumi
direktori 11.märtsi 2004. a
käskkirjaga nr 1-3/ 16 p.3

KINNITATUD
SÜG Sihtasutuse
juhatuse esimehe
11.märtsi  2004. a
käskkirjaga nr 1-3/10 p.3

 

ARHIIVIRUUMI JUURDEPÄÄSU
JA OHUTUSE TAGAMISE KORD


1.      ÜLDSÄTTED

1.1. Käesolev “Saaremaa Ühisgümnaasiumi ja SÜG Sihtasutuse arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagamise kord” (edaspidi “kord”) reguleerib Saaremaa Ühisgümnaasiumi ja SÜG Sihtasutuse (edaspidi “Asutuste”) arhiiviruumi kasutamist ja juurdepääsu Asutuste tegevuse käigus moodustunud, asjaajamises lõpetatud ja arhiveeritud dokumentidele.
1.2. Käesolevas korras reguleerimata küsimuste lahendamisel lähtutakse teistest seadusandlikest ja Asutuste töökorraldust reguleerivatest aktidest.


2. ARHIIVIRUUM

2.1. Arhiiviruum on õpilaskodu hoones teistest ruumidest isoleeritud ja spetsiaalselt kohandatud ruum, mis peab vastama “Arhiivieeskirja” arhivaalide säilitamiseks ette nähtud arhiivihoidlatele ja keskkonnatingimustele esitatud nõuetele. Arhiiviruum on varustatud tuletõkkeukse ja tulekustutiga, valve on tagatud õpilaskodu valvetöötajatega.
2.2. Arhiiviruumis peab valitsema eeskujulik kord ja puhtus, mis välistab hallituse, putukate ja näriliste tekkimise ning tolmu kogunemise. Dokumentide kaitsmiseks tolmu eest peab:
2.2.1. vähemalt kord aastas puhastama tolmuimejaga tolmust dokumendikarbid, riiulid ja arhiiviruumi;
2.2.2. vähemalt korra kuus puhastama niiskelt põrandad ja aknalauad;
2.2.3. perioodiliselt tuulutama arhiiviruumi, arvestades välis- ja siseõhu absoluutse niiskusega;
2.2.4. hallitusest nakatunud dokumentide avastamisel tuleb koheselt tarvitusele võtta abinõud dokumentide ja arhiiviruumi vastavaks töötlemiseks.
2.3. Arhiiviruum sisustatakse riiulitega, mille paigutamisel juhindutakse arhiivihoidlatele kehtestatud nõuetest.


3. ARHIIVIRUUMI KASUTAMINE JA JUURDEPÄÄS DOKUMENTIDELE

3.1. Arhiiviruumi paigutatakse hoiule Asutuste tegevuse käigus asjaajamises lõpetatud ja arhiveeritud dokumendid, millele juurdepääsu ja kasutamise piirangud on reguleeritud käesoleva korraga.
3.2. Asutuste teenistuja võib siseneda arhiiviruumi seoses oma tööülesannetega vaid arhiivitöötaja juuresolekul.
3.3. Arhiiviruumist lahkumisel tuleb sulgeda uks.
3.4. Arhiiviruumi sisenemiseks vajalike võtmete edastamine kolmandatele isikutele on rangelt keelatud.
3.5. Saaremaa Ühisgümnaasiumi ja SÜG Sihtasutuse arhiivist väljastatavad dokumendid registreeritakse zurnaalis, millesse tehakse järgmised kanded.
1) dokumendi väljastamise kuupäev;
2) dokumendi väljaandmise kuupäev, number (või indeks asjaajamises) ja lehtede arv;
3) teenistuja nimi, ametikoht;
4) teenistuja allkiri dokumendi kättesaamise kohta;
5) dokumendi tagastamise kuupäev ja arhiivitöötaja allkiri selle kohta.
Ametialaseks kasutamiseks väljaspool arhiivi väljastatakse dokumente Asutuste töötajatele kuni 10 kalendripäevaks, vajadusel pikendatakse nimetatud tähtaega 30 kalendripäevani.


4. ARHIIVIRUUMIS ON KEELATUD

4.1. Viibida kõrvalistel isikutel arhiivitöötaja juuresolekuta.
4.2. Kasutada elektrisoojendusriistu (-seadmeid).
4.3. Suitsetada.
4.4. Hoida kõrvalisi esemeid või kergestisüttivaid ja plahvatusohtlikke aineid.


5. ARHIIVIRUUMI JUURDEPÄÄSU JA OHUTUSE TAGAMISE KORRA KEHTESTAMINE JA TUTVUSTAMINE

5.1. Asutuste asjaajamistalitus tagab teenistujatele võimaluse tutvuda “Saaremaa Ühisgümnaasiumi ja SÜG Sihtasutuse arhiiviruumi juurdepääsu ja ohutuse tagmise korraga” ning selles viidatud seadusandlike aktidega.
5.2. Asutuste töötajad on kohustatud kinni pidama käesolevas korras kehtestatud normidest.