DOKUMENTIDE LOETELU

KINNITATUD
Saaremaa Ühisgümnaasiumi
“ 31.” jaanuari 2003. a.
direktori käskkirjaga nr 77-P

Sarja tähis	Sarja nimetus	Säilitaja	Säilitus- tähtaeg	Juurde- pääsu- piirang	Märkused
1	2	3	4	5	6

FUNKTSIOON	1. ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE

1- 1	Haridusministeeriumi-, maavalitsuse ja kohaliku omavalitsuse määrused, korraldused ja käskkirjad	Säilitab HM, MV, sekretäril kasutuskoopiad	Vajaduse möödumiseni		Kooli tegevust käsitlevad alatine
1- 2	Kooli põhimäärus ja arengukavad	direktor	alatine
1- 3	Direktori üldtegevuse käskkirjad	sekretär	alatine
1- 4	Õppenõukogu koosolekute protokollid	sekretär	alatine
1- 5	Direktsiooni koosolekute protokollid	sekretär	alatine
1- 6	Juhtkonna koosolekute protokollid	sekretär	alatine
1- 7	Hoolekogu koosolekute protokollid	sekretär	alatine
1- 8	Kooli põhitegevuse aastaaruanded	sekretär	alatine
1- 9	Kirjavahetus asutuse juhtimise üldküsimustes	sekretär	5 a

- 2 -

FUNKTSIOON	2. INFO HALDAMINE
Allfunktsioon	2.1. ASJAAJAMINE JA ARHIIVITÖÖ KORRALDA- MINE
1	2	3	4	5	6
2. 1- 1	Direktori üldtegevuse käskkirjade register	sekretär	alatine
2. 1- 2	Töölepingute register	sekretär	50 a lepingu lõpetamisest
2. 1- 3	Tööettevõtulepingute register	sekretär	10 a
2. 1- 4	Väljastatud tõendite register	sekretär	10 a
2. 1- 5	Personalikäskkirjade register	sekretär	50 a
2. 1- 6	Puhkusekäskkirjade register	sekretär	7 a
2. 1- 7	Lähetuskäskkirjade register	sekretär	7 a
2. 1- 8	Tööraamatute ja nende vahelehtede register	sekretär	50 a
2. 1- 9	Tööõnnetuste ja kutsehaiguste register	haldusjuht	55 a
2. 1-10	Atesteerimislehtede register	sekretär	25 a		25 a pärast ametniku atesteerimis- lehe asjaajamises lõpetamist
2. 1-11	Aktide register	haldusjuht	alatine
2. 1-12	Kirjavahetus asjaajamisega seotud küsimustes	sekretär	5 a
2. 1-13	Sissetulnud ja väljaläinud kirjade register	sekretär	10 a
2. 1-14	Asjaajamise üleandmise- vastuvõtmise aktid	direktor	10 a		juhtide puhul alatiselt
2. 1-15	Kirjavahetus väljastatud tõendite ja õiendite küsimustes	sekretär	5 a
2. 1-16	Õpilaste kohta käivate käskkirjade register	sekretär	50 a
2. 1-17	Õpilaspiletite ja õpinguraamatute väljaandmise register	sekretär	15 a
2. 1-18	Klasside nimekirjad	sekretär	10 a		elektroonilisel kujul ja paberikandjal
2. 1-19	Õppeasutusse vastuvõtuavalduste register	sekretär	5 a
2. 1-20	Saadud ja väljastatud lõputunnistuste register	sekretär	alatine
2. 1-21	Kiituskirjade ja medalite register	sekretär	10 a
2. 1-22	Lõputunnistuste blankettide register	sekretär	alatine
2. 1-23	Arhiivinimistud ja muud kirjeldused	sekretär	asutuse tegevuse lõpuni
2. 1-24	Arhivaalide loetelu	sekretär	arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise või hävitamiseni
2. 1-25	Kirjavahetus avaliku arhiiviga	sekretär	10 a

Allfunktsioon	2.2. RAAMATUKOGUTÖÖ

2. 2- 1	Raamatukogu põhikogu inventariraamat	raamatukogu	alatine
2. 2- 2	Raamatukogu põhikogu hulgiarvestusraamat	raamatukogu	asutuse likvideerimiseni
2. 2- 3	Raamatukogu alfabeetiline kataloog	raamatukogu	alatine
2. 2- 4	Raamatukogu süstemaatiline kataloog	raamatukogu	alatine
2. 2- 5	Õpikukogu summaararvestusraamat	raamatukogu	10 a
2. 2- 6	Õppematerjalide ja õppekirjanduse väljalaenutamise register	raamatukogu	10 a
2. 2- 7	Lugejate poolt asendatud raamatute arvestusvihik	raamatukogu	7 a
2. 2- 8	Raamatukogu põhikogu saatelehed ja kustutusaktid	raamatukogu	7 a
2. 2- 9	Lugejakaardid	raamatukogu	1 a
2. 2-10	Uurimustööd ja referaadid	raamatukogu	alatine

Allfunktsioon	2.3. INFOHALDUS

2. 3- 1	Gümnaasiumis peetavad põhiregistrid ja andmekogud	infojuht	alatine
2. 3- 2	Info- ja sidesüsteemide arengu- ja väljaehitamise projektid	infojuht	alatine
2. 3- 3	Infotehnoloogiavahendite paigaldamise ja teisaldamise korralduste ning rikete register	infojuht	7 a		peetakse paberikandjal
2. 3- 4	Tarkvara kirjeldused	infojuht	tarkvaraga loodud dokumentide säilitustähtaja lõpuni

- 3-

FUNKTSIOON	3. HARIDUSE KORRALDAMINE
Allfunktsioon	3.1. ÕPPE- JA KASVATUSTÖÖ KORRALDAMINE
3. 1- 1	Kooli õppekava	õppealajuhataja	alatine, uuega asendatav
3. 1- 2	Õppeaasta üldtööplaan	õppealajuhataja	3 a
3. 1- 3	Tunniplaanid	projektijuht	1 a
3. 1- 4	Õpilasraamat	sekretär	alatine	Avaliku teabe seadus §37 lg 2
3. 1- 5	Koolist väljavõtmata dokumendid	sekretär	50 a
3. 1- 6	Kooli vastuvõtu avaldused	sekretär	5 a
3. 1- 7	Klassi-, õppetöö-, ringipäevikud	sekretär	5 a
3. 1- 8	Asendustundide päevik	õppealajuhataja	3 a
3. 1- 9	Lõpueksamite protokollid	sekretär	25 a
3. 1-10	Ainekomisjonide protokollid	õppealajuhataja	10 a
3. 1-11	Käskkirjad õpilaste kohta	sekretär	50 a
3. 1-12	Kirjavahetus õpilaste liikumise kohta	sekretär	5 a

Allfunktsioon	3.2. SPORT
3. 2- 1	Koolispordi dokumendid (võistluste protokollid, juhendid, aruanded jm.)	keh. kasvatuse õpetaja	25 a
3. 2- 2	Kirjavahetus kooli sporditöö kohta	sekretär	5 a

Allfunktsioon	3.3. EELKOOL
3. 3- 1	Eelkooli õppekava	alg.klasside õpetaja	alatine, uuega asendatav
3. 3- 2	Tunniplaanid	alg.kl. õpetaja	1 a
3. 3- 3	Lastenimekirjad	alg.kl. õpetaja	10 a
3. 3- 4	Loengute materjalid lastevanematele	alg.kl. õpetaja	10 a
3. 3- 5	Laste tundide töölehed	alg.kl. õpetaja	1 a
3. 3- 6	Fotod	alg.kl. õpetaja	alatine

FUNKTSIOON	4. RIIGIEKSAMITE KORRALDAMINE
Allfunktsioon	4.1. GÜMNAASIUMI TASEME RIIGIEKSAMITE KORRALDAMINE

4. 1- 1	Eksamiülesannete andmepank	õppealajuhataja	alatine
4. 1- 2	Riigieksamitööd	õppealajuhataja	3 a		valim alatine
4. 1- 3	Gümnaasiumi taseme riigieksamite registreerimislehed	õppealajuhataja

	4.2. ÜHTLUSTATUD KÜSIMUSTEGA PÕHIKOOLI EKSAMITE KORRALDAMINE

4. 2- 1	Põhikooli eksamiülesannete andmepank	õppealajuhataja	alatine
4. 1- 2	Riigieksamitööd	õppealajuhataja	3 a		valim alatine
4. 1- 3	Gümnaasiumi taseme riigieksamite registreerimislehed	õppealajuhataja	3 a

	4.2. ÜHTLUSTATUD KÜSIMUSTEGA PÕHIKOOLI EKSAMITE KORRALDAMINE

4. 2- 1	Põhikooli eksamiülesannete andmepank	õppealajuhataja	alatine
4. 2- 2	Põhikooli lõputööd	õppealajuhataja	3 a		valim alatine
4. 2- 3	Põhikooli lõpueksamite tellimislehed		2 a

FUNKTSIOON	5. STATISTIKA KOGUMINE

5- 1	Koolide algaruanded	direktor	10 a
5- 2	Õppeaastaaruanded	sekretär	alatine

FUNKTSIOON	6. NOORSOOTÖÖ KORRALDAMINE

6- 1	Õpilasesinduse tööplaanid	huvijuht	alatine
6- 2	Õpilasesinduse koosolekute protokollid	huvijuht	alatine
6- 3	Kirjavahetus noorsootöö küsimustes	sekretär	5 a
6- 4	Taotlused noorsootöö projektide finantseerimiseks ja aastatoetuse saamiseks	raamatupidaja	7 a

FUNKTSIOON	7. JÄRELVALVE TEOSTAMINE ASUTUSE TÖÖ ÜLE

7 – 1	Õppeasutuse järelvalve aktid/kontrollaktid, õiendid, ettekirjutused	haldusjuht	alatine/ 10 a		vr. rakendusjuhend
7 – 2	Asutuse finantsmajandusliku tegevuse revideerimise aktid ja materjalid	raamatupidaja	10 a

FUNKTSIOON	8. MAJANDUSTEGEVUSE KORRALDAMINE
Allfunktsioon	8.1. FINANTSPLANEERIMINE

8. 1- 1	Eelarve täitmise aastaaruanded	raamatupidaja	10 a
8. 1- 2	Kirjavahetus eelarvete ja eelarvemuudatuste küsimustes	raamatupidaja	5 a
8. 1- 3	Kirjavahetus finantseerimise küsimustes	raamatupidaja	5 a

Allfunktsioon	8.2. RAAMATUPIDAMISE KORRALDAMINE

8. 2- 1	Aastaaruanne koos lisadega	raamatupidaja	10 a
8. 2- 2	Raamatupidamise aruanded	raamatupidaja	10 a
8. 2- 3	Riigimaksude maksudeklaratsioonid	raamatupidaja	10 a
8. 2- 4	Statistilised aruanded	raamatupidaja	10 a
8. 2- 5	Põhivarade nimekirjad	raamatupidaja	10 a
8. 2- 6	Palgakontokaardid (õiendid)	raamatupidaja	50 a
8 .2- 7	Palgalehed	raamatupidaja	7 a	Palga- seadus § 8 lg 3
8 .2- 8	Palgalehtede alusdokumendid ( tööettevõtulepingud, käskkirjad, tarifikatsioonid )	raamatupidaja	7 a
8. 2- 9	Töötasust kinnipidamist tõendavad dokumendid	raamatupidaja	10 a
8 .2-10	Tööaja arvestuse tabelid	raamatupidaja	7 a
8 .2-11	Töövõimetuslehed ( tööandja osa )	raamatupidaja	7 a
8. 2-12	Pearaamat	raamatupidaja	10 a
8. 2-13	Pangadokumendid	raamatupidaja	7 a
8. 2-14	Tööettevõtulepingud	sekretär	10 a
8. 2-15	Komandeeringute aruanded	raamatupidaja	10 a
8. 2-16	Kirjavahetus raamatupidamisalastes küsimustes	sekretär	5 a

Allfunktsioon	8.3 MAJANDAMINE JA HANGETE KORRALDAMINE

8. 3- 1	Varade mahakandmise aktid	raamatupidaja	10 a
8. 3- 2	Varade üleandmise-vastuvõtmise aktid	raamatupidaja	10 a

FUNKTSIOON	9. PERSONALITÖÖ KORRALDAMINE

9 - 1	Asutuse töötajate nimekirjad	sekretär	alatine
9 - 2	Isiklikud toimikud	sekretär	25 a	Isikuand- mete kaitse seadus § 9
9 - 3	Töölepingud	sekretär	50 a töölepingu lõpetami- sest	Palga- seadus § 8 lg 3
9 - 4	Personalikäskkirjad	sekretär	50 a
9 - 5	Ametijuhendid	sekretär	7 a uuega asendami-sest		käskkirjaga kehtestamise korral käskkirjade säilitustähtaeg 7 a
9 - 6	Käskkirjad puhkusele ja lähetustele lubamiseks	sekretär	7 a
9 - 7	Pedagoogide atesteerimiskomisjoni protokollid ja otsused	sekretär	25 a
9 - 8	Väljavõtmata tööraamatud	sekretär	50 a
9 - 9	Isikute meditsiinilised kaardid	med.õde	25 a	Isikuand- mete kaitse seadus § 9
9 -10	Tervishoiualane aruandlus	med.õde	5 a

Allfunktsioon	9.1. PERSONALI KOOLITUSE KORRALDAMINE

9.1- 1	Koolitusplaan	õppealajuhataja	3 a
9.1- 2	Dokumendid koolituse arvestuse kohta	sekretär	25 a
9.1- 3	Kirjavahetus töötajate koolituse küsimustes	sekretär	5 a

Allfunktsioon	9.2. TÖÖTERVISHOIU JA TÖÖOHUTUSE KORRALDAMINE

9.2- 1	Töökeskkonna tegevuskava	haldusjuht	10 a
9.2- 2	Tööinspektori ettekirjutused	haldusjuht	5 a
9.2- 3	Tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise toimikud ( seletuskirjad, tööõnnetuse kirjeldused, uurimiskokkuvõtted jm )	haldusjuht	55 a
9.2- 4	Tööõnnetuste ja kutsehaiguste registreerimise päevik	haldusjuht	55 a
9.2- 5	Tuleohutuse inspekteerimise- ja kontrollaktid	sekretär	25 a
9.2- 6	Tuleohutus-, töökaitse- ja tervisekaitse eeskirjad	sekretär	7 a uuega asendamisest
9.2- 7	Tuleohutus-, töökaitse- ja esmaabi andmise juhendid	sekretär	7 a uuega asendamisest
9.2- 8	Kirjavahetus töötervishoiu ja tööohutuse küsimustes	sekretär	5 a

FUNKTSIOON	10. AVALIKKUSE INFORMEERIMINE JA SUHTEKORRALDUS

10- 1	Kooli aastaraamat	sekretär	alatine
10- 2	Kooli infolehed	sekretär	alatine
10- 3	Kroonikaraamat	direktor	alatine
10- 4	Külalisteraamat	direktor	alatine
10- 5	Rekordiraamat	direktor	alatine
10- 6	Õnnitlus- ja tänukirjad. Diplomid	direktor	alatine

- 9 -